Preguntes freqüents

Preguntes freqüents


Qüestió 1. Són equivalents les denominacions factura electrònica, factura digital, factura desmaterialitzada i factura telemàtica?

Són equivalents. Fins i tot poden existir altres termes anàlegs

 

Qüestió 2. Quins són els avantatges de la facturació electrònica?

Els beneficis derivats de la implantació i ús de la factura electrònica es poden consultar en l'enllaç següent: Avantatges facturació electrònica

 

Qüestió 3. La factura electrònica té validesa legal?

D'acord amb l'article 8 del Reial Decret 1619 2012/, de 30 de novembre, pel qual es regulen les obligacions de facturació, les factures podran expedir-se per qualsevol mitjà, en paper o en format electrònic, que permeta garantir a l'obligat a la seua expedició l'autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seua llegibilitat, des de la seua data d'expedició i durant tot el període de conservació.

Així mateix l'article 9 del Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual es regulen les obligacions de facturació, establix que s'entén per factura electrònica aquella factura que complix els requisits tècnics establits en el mateix Reglament, i que ha sigut expedida i rebuda en format electrònic.

 

Qüestió 4. És necessària l’autorització del receptor per a poder facturar-li electrònicament?

El destinatari ha de donar el seu consentiment de forma expressa per qualsevol mitjà, verbal o escrit. En el cas de la Generalitat, per mitjà de la disposició addicional primera del Decret 87/2010, de 21 de maig, del Consell, pel qual s'establixen les condicions tècniques i normatives per a l'ús de la Plataforma de Facturació Electrònica de la Generalitat, Ge-factura. Per a les entitats i altres organismes enumerats en l'article 3 del dit decret, hauran de prestar expressament mitjançant escrit el seu consentiment per a la recepció de factures electròniques a través de Ge-factura.

En qualsevol moment el destinatari que estiga rebent factures o documents substitutius electrònics podrà comunicar al proveïdor el seu desig de rebre'ls en paper. En este cas, el proveïdor haurà de respectar el dret del seu client.

El destinatari ha d'estar d'acord en els formats en què facturarà electrònicament. En el cas de la Generalitat i entitats i organismes adherits a la Plataforma de Facturació Electrònica, Ge-factura, format Ge-factura o Edifact.

 

Qüestió 5. Com es garantix l’autenticitat de l’emissor i la integritat del contingut?

Hi ha diversos mecanismes. El més habitual és firmar la factura amb una firma electrònica reconeguda.

En el procés de firma, s'usa un certificat d'usuari que garantix l'autenticitat de l'emissor i una empremta que garantix la integritat. És a dir, en cas de modificació de la factura inclosa en el fitxer de la facturació telemàtica, la firma és invàlida, de la qual cosa ens avisaria el nostre programari.

 

Qüestió 6. Només es pot utilitzar la firma electrònica reconeguda en facturació electrònica?

El Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual es regulen les obligacions de facturació establix que l'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut de la factura electrònica quedaran garantides per alguna de les formes següents:

  • Per mitjà d'una firma electrònica avançada.
  • Per mitjà d'un intercanvi electrònic de dades (EDI). En este cas les parts han de reflectir amb precisió els mitjans emprats per a garantir l'autenticitat i integritat.
  • Per mitjà d'altres mitjans que els interessats hagen comunicat a l'Agència Estatal d'Administració Tributària amb caràcter previ a la seua utilització i hagen sigut validats per la mateixa.

L'escenari més freqüent és usar firma electrònica avançada. La firma electrònica és necessària per a garantir la integritat de la factura. És a dir, permet comprovar que no s'ha alterat la informació continguda en la factura.

D'altra banda eixa firma electrònica pot ser reconeguda, per a aconseguir el major grau de seguretat d'acord amb la Llei de Firma Electrònica 59/2003. Només la firma electrònica reconeguda té validesa legal igual a la manuscrita

 

Qüestió 7. De qui és el certificat que cal usar per a firmar la factura que s’expedix?

El certificat que s'usa és el de l'expedidor real de la factura. Ja siga este l'obligat tributari, un tercer que actue en nom seu o el destinatari de la factura, si s'ha acordat autofacturació.
En el cas de Ge-factura, si la gravació és per mitjà de formulari en línia, les factures són firmades per la Plataforma, per delegació, segons consentiment exprés que el proveïdor accepta en la credencial d'alta.
Si la gravació és per mitjà d'interconnexió des d'altres sistemes, les factures són firmades per l'emissor o pel tercer a qui aquell cedisca el seu consentiment per a facturar en nom seu.

 

Qüestió 8. S’ha de proporcionar als receptors de les meues factures telemàtiques el meu certificat?

No, si el certificat va inclòs en la firma de la factura. Eixa és la situació més freqüent.

 

Qüestió 9. Qui verifica la validesa de la firma i del seu certificat corresponent?

El destinatari de la factura ha de disposar de programari que permeta verificar la firma de la factura i la identitat de l'emissor, així com que el certificat utilitzat per a la generació de la firma electrònica no haja perdut la seua eficàcia per revocació, caducitat o qualsevol causa establida en l'ordenament jurídic. En el cas de la plataforma de facturació de la Generalitat, Ge-factura, s'utilitza tant el format de llarga duració XAdES-XL, com el Format XAdES-EPES. Vegeu Formats de firma.

 

Qüestió 10. Quins són els certificats digitals admesos, per a firmar factures, en la plataforma Ge-factura?

La llista dels certificats admesos, ja firme l'emissor, ja un prestador de servicis, per a firmar factures en Format Ge-factura, es pot consultar des d'ací.

 

Qüestió 11. Qui pot firmar electrònicament les factures?

La plataforma Ge-factura permet que, especialment pensant en proveïdors menuts, es puguen presentar factures per mitjà de formulari en línia, sense necessitat de disposar d'un certificat reconegut. Cada factura, al ser emesa, serà firmada per la Plataforma, per delegació, segons consentiment exprés que el proveïdor accepta en la credencial d'alta en virtut del que establix l'article 22 de la Llei 11/2007.

La mateixa emissió d'una factura gravada en línia desencadenarà, abans de donar entrada i registre a la dita factura en el departament destinatari corresponent, el procés de firma per mitjà d'un certificat reconegut de la Plataforma.

En el cas que el proveïdor utilitze interconnexió des d'altres sistemes per a l'enviament de factures, estes seran firmades bé per l'emissor o bé pel tercer a qui dita emissora cedisca el seu consentiment per a emetre factures i firmar-les en nom seu.

Per tant:

Si la gravació de les factures és en línia, la seua firma serà delegada i la dita firma es farà per mitjà d'un certificat reconegut de la Plataforma.

Si es graven per mitjà d'interconnexió des d'altres sistemes, es firmaran sempre amb certificat del proveïdor o del tercer en qui aquell delegue.

 

Qüestió 12. Què ocorre si es firma amb un certificat firmant caducat o revocat?

Les factures i els documents substitutius firmats amb certificats caducats, revocats o suspesos en el moment de la seua expedició, no es consideraran vàlidament enviats als seus destinataris ni rebuts per estos.

Per això, el programari de l'expedidor ha de comprovar la validesa del certificat abans de la firma de la factura. Així mateix, el programari del destinatari ha d'assegurar-se que la factura ha sigut firmada amb un certificat no caducat, ni revocat. Per a assegurar això, la plataforma admet dos tipus de signatures: XAdEs-XL o EPES, aquest últim amb certes condicions. Vegeu Formats de firma.

 

Qüestió 13. Què es pot cedir a un tercer en la facturació electrònica?

En la facturació sempre hi ha un professional o empresari que té l'obligació d'enviar factures i conservar-ne almenys la matriu, i un client que té l'obligació de rebre-les i conservar les factures tal qual. Són els anomenats obligats tributaris.

Les anteriors obligacions es poden cedir, algunes o totes, a un tercer, que actue en nom de l'obligat tributari. És a dir:

1.- El professional o empresari pot cedir l'expedició de les factures a un tercer.
2.- El professional o empresari pot cedir la conservació de les factures, o almenys els seus matrius, a un tercer.
3.- El client destinatari, pot cedir la recepció i conservació de les factures, a un tercer.

En resum tot, o part del procés de facturació es pot cedir a un tercer. En qualsevol cas els responsables últims davant de les autoritats són els obligats tributaris, és a dir el professional o empresari que ha d'expedir-la i el seu client destinatari.

 

Qüestió 14. Quins són els requisits per a poder enviar les meues factures a Ge-factura a través de tercers?

L'autorització de delegació en un tercer de la transmissió telemàtica de les factures i de la firma d'estes, es manifesta en la credencial o sol·licitud d'alta, en la qual s'aporten les dades d'identificació del tercer: CIF i raó social.

 

Qüestió 15.En quin format han de conservar-se les factures?

El destinatari ha de conservar les factures en el mateix format i suport original en què estes van ser enviades. Llevat que opte per alguna de les formes de conversió autoritzades en els articles 7 i 8 de l'Ordre EHA /962/2007.

Així, si s'han rebut factures en paper, el destinatari podrà optar per convertir-les i conservar-les en format electrònic sempre que ho faça d'acord amb l'article 7 de l'ordre esmentada: Digitalització certificada de factures rebudes i documents substitutius rebuts i d'altres documents o justificants.

D'altra banda, si s'han rebut factures en format electrònic, el destinatari podrà optar per convertir-les i conservar-les en format paper sempre que ho faça d'acord amb l'article 8 de l'ordre esmentada: Impressió de factures i documents substitutius enviats en format electrònic.

 

Qüestió 16.Quins formats són vàlids per a Ge-factura?

En l'actualitat la plataforma de facturació electrònica, Ge-factura, admet dos formats: Format Ge-factura i EDIFACT INVOIC D93A.

Les factures que la Generalitat i entitats i organismes adherits a Ge-factura envien i reben, han d'estar, o bé, en el Format Ge-factura, basat inicialment en el Facturae versió 3.1, o bé, en Format EDIFACT INVOIC D93A si són enviades via bústia B2B des de xarxes VAN o si són importades a partir d'un fitxer des de la plataforma en línia. Mireu l'apartat descripció tècnica del format Ge-factura.

 

Qüestió 17.Es pot modificar un fitxer de la factura electrònica per part del receptor?

No, el fitxer de facturació telemàtica rebut ha de conservar-se en la seua integritat sense modificacions, amb el seu contingut original.

 

Qüestió 18.Quan es consideren registrades les factures presentades en la plataforma?

El proveïdor envia les factures a la plataforma per qualsevol de les vies habilitades per a això: gravació de les factures en línia o batch. El primer estat en què es queda la factura és ‘esborrany'.

Les factures podran ser emeses al departament corresponent de l'administració en el moment que es considere oportú. Per tant, la gravació és independent de  ‘l'emissió'. L'emissió donarà lloc al Registre d'Entrada de la dita factura en l'administració, per tant, el seu estat passarà a ‘registrada'.

El proveïdor podrà visualitzar les seues factures i modificar-les les vegades que considere necessari mentre no hagen sigut ‘registrades'. Una vegada ‘registrades', només podrà veure informació de la seua tramitació en l'entorn de l'Administració.