Obligació de conservació

Obligació de conservació

Els empresaris o professionals hauran de conservar, durant el termini previst en la Llei General Tributària, els documents següents:

  • Les factures rebudes.
  • Les còpies o matrius de les factures expedides conforme a l’article 2.1 i 2.
  • Els justificants comptables a què es referix el número 4t de l’apartat u de l’article 97 de la Llei de l’Impost.
  • Els rebuts a què es referix l’article 16.1, tant l’original d’aquell, per part del seu expedidor, com la còpia, per part del titular de l’explotació.
  • Els documents a què es referix el número 3r de l’apartat u de l’article 97 de la Llei de l’Impost, en el cas de les importacions.

Els documents han de conservar-se amb el seu contingut original, ordenadament i en els terminis i amb les condicions fixades en el reglament vigent pel qual es regulen les obligacions de facturació.

Estes obligacions es podran complir materialment per un tercer, en nom i per compte de l’empresari o professional que serà sempre el responsable del compliment de les obligacions que s’establisquen.

Formes de conservació de les factures

S’hauran de conservar per qualsevol mitjà que permeta garantir a l’obligat a la seua conservació l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seua llegibilitat, així com l’accés a ells per part de l’Administració tributària sense demora, excepte causa degudament justificada.

En particular, esta obligació podrà complir-se per mitjà de la utilització de mitjans electrònics.

Conservació de les factures

S’haurà d’efectuar de manera que s’assegure la seua llegibilitat en el format original en què s’hagen rebut o remés, així com, si és el cas, la de les dades associades i mecanismes de verificació de firma o altres elements autoritzats que garantisquen l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut.

L’Administració tributària podrà exigir en qualsevol moment a l’emissor o receptor dels documents la seua transformació en llenguatge llegible.

Els documents conservats per mitjans electrònics hauran de ser gestionats i conservats per mitjans que garantisquen un accés en línia a les dades, així com la seua càrrega remota i utilització per part de l’Administració tributària davant de qualsevol sol·licitud d’esta i sense demora injustificada.

S’entendrà per accés complet aquell que permeta la seua visualització, busca selectiva, còpia o descàrrega en línia i impressió.

Lloc de conservació

L’empresari o professional o el subjecte passiu podrà determinar el lloc de compliment de l’obligació de conservar les factures sempre que pose a disposició de l’Administració tributària, a sol·licitud d’esta i sense demora injustificada tota la informació i documentació així conservada.

Obligacions de l’expedidor en la conservació de les factures

Els empresaris o professionals hauran de conservar les factures o documents substitutius durant el termini que resulte d’allò que disposa la Llei General Tributària.

Esta obligació podrà ser realitzada directament pel mateix obligat tributari o per un tercer, que actuarà en nom i per compte del primer, amb qui haurà de tindre el corresponent acord de prestació de servicis.

L’obligat tributari serà l’únic responsable, i s’haurà d’assegurar de l’existència de les còpies de seguretat necessàries i que s’apliquen les mesures tècniques i els plans de contingències necessaris que permeten garantir la recuperació dels arxius informàtics en cas de sinistre o avaria del sistema informàtic en què s’emmagatzemen les factures o els documents substitutius electrònics.

La gestió de la conservació dels documents expedits, ha de fer-se ordenadament, de manera que, siga quin siga el seu format i suport, i en especial quan este siga electrònic, es garantisca la llegibilitat dels documents, còpies o matrius, i l’obligat tributari haurà de facilitar, si és el cas, a requeriment de l’Administració tributària, el desxifratge i la descodificació de dades no autoexplicatives.

L’obligat tributari haurà de facilitar l’accés complet i sense demora injustificada a estos documents, i per tal s’entén aquell que permeta la consulta directa de tots i cada un dels documents, còpies o matrius conservats, siga quin siga el seu suport.

Obligacions dels destinataris en la conservació electrònica de les factures

Els empresaris o professionals hauran de conservar, durant el termini que resulte del que disposa la Llei General Tributària

Quan les factures es reben en suport electrònic, acompanyades d’una firma electrònica reconeguda o de qualsevol altra admesa o homologada per l’Agència Estatal d’Administració Tributària, el destinatari haurà de procedir a la verificació de la firma i disposar del procediment de control intern que al seu parer considere apropiat que li permeta verificar la validesa dels certificats utilitzats.

L’obligació de conservació es referix a les factures rebudes en el format i suport original en què estes hagueren sigut remeses, llevat que el destinatari opte per alguna de les formes alternatives de conversió autoritzades

La gestió de la conservació de les factures rebudes ha de fer-se ordenadament, de manera que siga quin siga el seu format i suport, i en especial quan este siga electrònic, es garantisca la seua llegibilitat, i l’obligat tributari haurà de facilitar, si és el cas, a requeriment de l’Administració tributària, el desxifratge i la descodificació de les dades no autoexplicatives.

L’obligat tributari ha de facilitar l’accés complet i sense demora injustificada a les factures rebudes, i per tal s’entén aquell que permeta la consulta directa de tots i cada un d’ells, siga quin siga el seu suport.

Haurà de conservar de forma ordenada, a més de les factures electrònics rebudes, les firmes electròniques associades a cada un d’ells quan no estiguen incloses en el mateix fitxer que continga cada document.

Haurà de disposar dels dispositius de verificació de firma i d’un procediment de control intern que garantisca de forma adequada la validesa dels certificats electrònics utilitzats pels expedidors, de manera que s’advertisquen aquells que pogueren estar caducats, revocats o suspesos en el moment de l’expedició.

Quan l’emissor i/o receptor de factures electrònics siga un tercer que actua en nom i per compte dels obligats tributaris, haurà de complir els requisits expressats anteriorment per a l’emissor i/o receptor. No obstant això, complits estos, podran posar a disposició dels seus clients aplicacions informàtiques que gestionen un repositori de factures i documents substitutius emesos o rebuts, segons corresponga, junt amb la firma electrònica generada o verificada, i proporcionaran un codi d’autenticació de missatges associat a cada document.