Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes


Cuestión 1. ¿Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura digital, factura desmaterializada y factura telemática?

Son equivalentes. Incluso pueden existir otros términos análogos.

 

Cuestión 2. ¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?

Los Beneficios derivados de la implantación y uso de la factura electrónica se pueden consultar en el siguiente enlace: Ventajas facturación electrónica.

 

Cuestión 3. ¿La factura electrónica tiene validez legal?

De acuerdo con el artículo 8 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación, las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Asimismo el artículo 9 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que se entiende por factura electrónica aquella factura que cumple los requisitos técnicos establecidos en el propio Reglamento, y que ha sido expedida y recibida en formato electrónico.

 

Cuestión 4. ¿Es necesaria la autorización del receptor para poder facturarle electrónicamente?

El destinatario debe dar su consentimiento de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. En el caso de la Generalitat, mediante la disposición adicional primera del Decreto 87/2010, de 21 de mayo , del Consell, por el que se establecen las condiciones técnicas y normativas para el uso de la Plataforma de Facturación Electrónica, Ge-factura. Para las entidades y otros organismos enumerados en el artículo 3 de dicho decreto, deberán prestar expresamente por medio escrito su consentimiento para la recepción de facturas electrónicas a través de Ge-factura.

En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente.

El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente. En el caso de la Generalitat y entidades y organismos adheridos a la Plataforma de Facturación Electrónica, Ge-factura, formato Ge-factura o Edifact.

 

Cuestión 5. ¿Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido?

Existen varios mecanismos. El más habitual es firmar la factura con una firma electrónica reconocida.

En el proceso de firma, se usa un certificado de usuario que garantiza la autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad. Es decir, en caso de modificación de la factura incluida en el fichero de la facturación telemática, la firma es inválida, de lo que nos avisaría nuestro software.

 

Cuestión 6. ¿Sólo se puede utilizar la firma electrónica reconocida en facturación electrónica?

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación establece que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

  • Mediante una firma electrónica avanzada.
  • Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI). En este caso las partes deben reflejar con precisión los medios empleados para garantizar la autenticidad e integridad.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

El escenario más frecuente es usar firma electrónica avanzada. La firma electrónica es necesaria para garantizar la integridad de la factura. Es decir, permite comprobar que no se ha alterado la información contenida en la factura.

Por otra parte esa firma electrónica puede ser reconocida, para conseguir el mayor grado de seguridad de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica 59/2003. Sólo la firma electrónica reconocida tiene validez legal igual a la manuscrita.

 

Cuestión 7. ¿De quién es el certificado que hay que usar para firmar la factura que se expide?

El certificado que se usa es el del expedidor real de la factura. Ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha acordado auto-facturación.

En el caso de Ge-factura, si la grabación es mediante formulario on-line, las facturas son firmadas por la Plataforma, por delegación, según consentimiento expreso que el proveedor acepta en la credencial de alta.

Si la grabación es mediante interconexión desde otros sistemas, las facturas son firmadas por el emisor o por el tercero al que aquel ceda su consentimiento para facturar en su nombre.

 

Cuestión 8. ¿Se tiene que proporcionar a los receptores de mis facturas telemáticas mi certificado?

No, si el certificado va incluido en la firma de la factura. Esa es la situación más frecuente.

 

Cuestión 9. ¿Quién verifica la validez de la firma y de su correspondiente certificado?

El destinatario de la factura deberá disponer de software que permita verificar la firma de la factura y la identidad del emisor, así como que el certificado utilizado para la generación de la firma electrónica no haya perdido su eficacia por revocación, caducidad o cualquier causa establecida en el ordenamiento jurídico. En el caso de la Plataforma de Facturación, Ge-factura, se utiliza tanto el formato de larga duración XAdES-XL, como el formato XAdES-EPES. Ver Formatos de firma.

 

Cuestión 10. ¿Cuáles son los certificados digitales admitidos, para firmar facturas, en la plataforma Ge-factura?

La lista de los certificados admitidos, ya firme el propio emisor, ya un prestador de servicios, para firmar facturas en formato Ge-factura, se puede consultar desde aquí.

 

Cuestión 11. ¿Quién puede firmar electrónicamente las facturas?

La plataforma Ge-factura permite que, especialmente pensando en pequeños proveedores, se puedan presentar facturas mediante formulario on-line, sin necesidad de disponer de un certificado reconocido. Cada factura, al ser emitida, será firmada por la Plataforma, por delegación, según consentimiento expreso que el proveedor acepta en la credencial de alta en virtud de lo establecido en art. 22 de la Ley 11/2007.

La propia emisión de una factura grabada on-line desencadenará, antes de dar entrada y registro a dicha factura en el departamento destinatario correspondiente, el proceso de firma mediante un certificado reconocido de la Plataforma.

En el caso de que el proveedor utilice interconexión desde otros sistemas para el envío de facturas, éstas serán firmadas bien por el emisor o bien por el tercero a quien dicho emisor ceda su consentimiento para emitir facturas y firmarlas en su nombre.

Por tanto:

Si la grabación de las facturas es on-line, su firma será delegada y dicha firma se hará mediante un certificado reconocido de la Plataforma.

Si se graban mediante interconexión desde otros sistemas, se firmarán siempre con certificado del proveedor o del tercero en quien aquel delegue.

 

Cuestión 12. ¿Qué ocurre si se firma con un certificado firmante caducado o revocado?

Las facturas y documentos sustitutivos firmados con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición, no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por estos.

Por ello, el software del expedidor debe comprobar la validez del certificado antes de la firma de la factura. Asimismo, el software del destinatario debe asegurarse que la factura ha sido firmada con un certificado no caducado, ni revocado. Para asegurar esto, la plataforma admite dos tipos de firmas: XAdEs-XL o EPES, este último con ciertas condiciones. Ver Formatos de firma.

 

Cuestión 13. ¿Qué se puede ceder a un tercero en la facturación electrónica?

En la facturación siempre hay un profesional o empresario que tiene la obligación de remitir facturas y conservar al menos su matriz, y un cliente que tiene la obligación de recibirlas y conservar las facturas tal cual. Son los llamados obligados tributarios.

Las anteriores obligaciones se pueden ceder, algunas o todas, a un tercero, que actúe en nombre del obligado tributario.

Es decir:

1.- El profesional o empresario puede ceder la expedición de las facturas a un tercero.
2.- El profesional o empresario puede ceder la conservación de las facturas, o al menos sus matrices, a un tercero.
3.- El cliente destinatario, puede ceder la recepción y conservación de las facturas, a un tercero.

En resumen todo, o parte del proceso de facturación se puede ceder a un tercero. En cualquier caso los responsables últimos ante las Autoridades son los obligados tributarios, es decir el profesional o empresario que debe expedirla y su cliente destinatario.

 

Cuestión 14. ¿Cuáles son los requisitos para poder enviar mis facturas a Ge-factura a través de terceros?

La autorización de delegación en un tercero de la transmisión telemática de las facturas y de la firma de las mismas, se manifiesta en la credencial o solicitud de alta, en la que se aportan los datos de identificación del tercero: NIF y razón social.

 

Cuestión 15. ¿En qué formato deben conservarse las facturas?

El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007.

Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 7 de la citada Orden: Digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes.

Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 8 de la citada Orden: Impresión de facturas y documentos sustitutivos remitidos en formato electrónico.

 

Cuestión 16. ¿Qué formatos son válidos para Ge-factura?

En la actualidad la plataforma de facturación electrónica Ge-factura admite dos formatos: formato Ge-factura y Edifact invoic d93A.

Las facturas que se envíen y reciban por la Generalitat y entidades y organismos adheridos a Ge-factura, deberán estar, o bien en el formato Ge-factura, basado, inicialmente en el facturae versión 3.1. , o bien en formato Edifact invoic d93A si son enviadas vía buzón B2B desde redes VAN o si son importadas a partir de un fichero desde la plataforma on-line. Ver el apartado "Formatos válidos de las facturas"

 

Cuestión 17.¿Se puede modificar un fichero de la factura electrónica por parte del receptor?

No, el fichero de facturación telemática recibido debe conservarse en su integridad sin modificaciones, con su contenido original.

 

Cuestión 18.¿Cuándo se consideran registradas las facturas presentadas en la plataforma?

El proveedor envía las facturas a la plataforma por cualquiera de las dos vías habilitadas para ello: grabación de las facturas es on-line o batch. El primer estado en el que se queda la factura es ‘borrador'.

Las facturas podrán ser emitidas al departamento correspondiente de la administración en el momento que se considere oportuno. Por tanto, la grabación es independiente de la ‘emisión'. La emisión dará lugar al Registro de Entrada de dicha factura en la Administración, por tanto, su estado pasará a ‘registrada'.

El proveedor podrá visualizar sus facturas y modificarlas las veces que considere necesarias mientras no hayan sido ‘registradas'. Una vez ‘registradas', solo podrá ver información de su tramitación en el entorno de la Administración.