Obligación de conservación

Obligación de conservación

Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

  • Las facturas recibidas.
  • Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2.
  • Los justificantes contables a que se refiere el número 4.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto.
  • Los recibos a que se refiere el artículo 16.1, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
  • Los documentos a que se refiere el número 3.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto, en el caso de las importaciones.

Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijadas reglamento vigente por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Estas obligaciones se podrán cumplir materialmente por un tercero, en nombre y por cuenta del empresario o profesional que será siempre el responsable del cumplimiento de las obligaciones que se establezcan.

Formas de conservación de las facturas

Se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.

En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos.

Conservación de las facturas por medios electrónicos

Se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.

Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.

Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión

Lugar de conservación

El empresario o profesional podrá determinar el lugar de cumplimiento de la obligación de conservar las facturas siempre que ponga a disposición de la Administración tributaria, a solicitud de la misma y sin demora injustificada toda la información y documentación así conservada.

Obligaciones del expedidor en la conservación de las facturas

Los empresarios o profesionales deberán conservar las facturas o documentos sustitutivos durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria.

Esta obligación podrá ser realizada directamente por el propio obligado tributario o por un tercero, actuando este último en nombre y por cuenta del primero, con quien deberá tener el correspondiente acuerdo de prestación de servicios.

El obligado tributario será el único responsable, debiendo asegurarse de la existencia de las copias de seguridad necesarias y de que se apliquen las medidas técnicas y los planes de contingencias necesarios que permitan garantizar la recuperación de los archivos informáticos en caso de siniestro o avería del sistema informático en el que se almacenan las facturas o documentos sustitutivos electrónicos.

La gestión de la conservación de los documentos expedidos, debe hacerse ordenadamente, de modo que, cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice la legibilidad de tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración tributaria, el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos.

El obligado tributario deberá facilitar el acceso completo y sin demora injustificada a tales documentos, entendiéndose por tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de los documentos, copias o matrices conservados, cualquiera que sea su soporte.

Obligaciones de los destinatarios en la conservación electrónica de las facturas

Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria, las facturas

Los empresarios o profesionales deberán conservar las facturas durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria.

Cuando las facturas se reciban en soporte electrónico, acompañadas de una firma electrónica reconocida o de cualquiera otra admitida u homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, el destinatario deberá proceder a la verificación de la firma y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado que le permita verificar la validez de los certificados utilizados.

La obligación de conservación se refiere a las facturas recibidos en el formato y soporte original en el que éstas hubieran sido remitidas, salvo que el destinatario opte por alguna de las formas alternativas de conversión autorizadas

La gestión de la conservación de las facturas recibidos debe hacerse ordenadamente, de modo que cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice su legibilidad, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración tributaria, el descifrado y la decodificación de los datos no auto explicativos.

El obligado tributario debe facilitar el acceso completo y sin demora injustificada a las facturas recibidos, entendiéndose por tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos, cualquiera que sea su soporte.

Deberá conservar de forma ordenada, además de las facturas electrónicos recibidos, las firmas electrónicas asociadas a cada uno de ellos cuando no vengan incluidas en el propio fichero que contenga cada documento.

Deberá disponer de los dispositivos de verificación de firma y de un procedimiento de control interno que garantice de forma adecuada la validez de los certificados electrónicos utilizados por los expedidores, de modo que se adviertan aquellos que pudieran estar caducados, revocados o suspendidos en el momento de la expedición.

Cuando el emisor y/o receptor de facturas electrónicos sea un tercero que actúa en nombre y por cuenta de los obligados tributarios, deberá cumplir con los requisitos expresados anteriormente para el emisor y/o receptor. No obstante, cumplidos éstos, podrán poner a disposición de sus clientes aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, según corresponda, junto con la firma electrónica generada o verificada, proporcionando un código de autenticación de mensajes asociado a cada documento.